Définition
L'e-procurement ou approvisionnement électronique est une solution numérique optimisant les différentes étapes de l'acte d'achat entre deux entreprises (secteur Business to Business uniquement). Les transactions commerciales sont entièrement dématérialisées. Le choix des fonctionnalités est étendu : sélection des produits, envoi des commandes, paiement des factures, l'e-procurement peut s'appliquer à tout ou partie du processus d’achat. Destiné en priorité aux entreprises avec un important volume de commandes, l'approvisionnement électronique présente certains avantages tels que le gain de temps et la réduction des coûts de traitement.
Emergence
Depuis plusieurs années, les services achat des sociétés sont devenus des fonctions centrales et sont en recherche constante d'amélioration. Avec le développement du commerce électronique et la numérisation de l'économie, de nouveaux outils se sont naturellement développés. Au départ, seuls les catalogues étaient dématérialisés, l'e-procurement étant essentiellement ciblé sur les commandes de fournitures (achats dits indirects). Toutes les étapes de l'approvisionnement sont désormais concernées et tout type de dépense a un intérêt à être géré en e-procurement.
Fonctionnement
Les transactions commerciales sont traitées sur une plateforme commune à l'entreprise et son fournisseur. Cette plateforme est le plus souvent intégrée à l'ERP de la société. Le service achat sélectionne les produits, avec toutes les références requises. Les demandes de devis et les bons de commande sont activés sur cette même interface. D'autres fonctionnalités sont possibles, comme la gestion des appels d'offres, la réception et le paiement des factures (fiable et rapide grâce à un rapprochement automatique entre la facture électronique et le bon de commande). Les validations de chaque étape sont sécurisées : les circuits d'approbation sont ainsi rigoureusement respectés.
Parties prenantes
À l'intérieur de l'entreprise, quatre fonctions interagissent sur la plateforme d'approvisionnement électronique. En premier lieu, les clients internes expriment leurs besoins par l'émission d'une commande. Le document est ensuite validé par les personnes désignées dans le circuit d'approbation. Puis, les factures sont payées par le service comptabilité. Enfin, le service achat contrôle et veille à l'optimisation des différentes étapes. À l'externe, seuls les fournisseurs de l'entreprise sont concernés (exclusion du Business to Customer).
Ce que l'E-Procurement promet
Adopter l'e-procurement est un bon moyen de réaliser des économies. Les équipes acheteuses peuvent se recentrer sur leur cœur de métier : l'e-procurement crée de la valeur au sein de l'entreprise. Il permet par ailleurs une meilleure maîtrise des dépenses et une communication fluide et transparente avec les fournisseurs.
Bénéfices
L'adoption d'une solution d'e-procurement permet avant tout la réduction des coûts de traitement liés aux achats d'une entreprise. On estime ainsi que le coût de passation d'une commande est divisé au moins par quatre. Cette économie s'explique par l'automatisation des processus. La numérisation de l'approvisionnement réduit et sécurise les délais entre les différentes étapes. Les collaborateurs perdent moins de temps dans les contrôles et les erreurs à corriger. Il n'est plus nécessaire d'imprimer des documents, de les classer ou de les archiver. La plateforme optimise par ailleurs les reportings et apporte une vision globale et précise sur l'ensemble des dépenses.
