La dématérialisation des documents se généralise dans les organisations des entreprises. La suppression du papier n’évacue pas pour autant la question de l’archivage des données. Au contraire, le stockage des documents électroniques fait partie des enjeux majeurs du passage à la numérisation. Selon le Code du patrimoine, article L211.1, les archives électroniques sont : « les documents produits ou reçus [...] par les personnes ou organisme public ou privé dans l’exercice de leurs activités, issus d’une production de données électroniques natives. » Un Système d’Archivage Électronique (SAE) est une solution informatique remplaçant l’archivage physique de vos dossiers tout en tenant compte du caractère facilement modifiable et falsifiable des documents numériques. Le SAE garantit la sécurité, l’intégrité, la confidentialité et la disponibilité des documents que la réglementation impose de conserver sur le long terme. Les durées d’archivage sont définies par la loi et varient selon le type de document et la branche du droit applicable. Exemple pour la facture : la durée légale d’archivage est différente selon le droit fiscal et le droit commercial. Les entreprises ont pour obligation de conserver certaines données par le biais d’un archivage électronique à valeur probante, comme des factures ou contrats (que l’on distinguera des documents de travail qu’il ne sera pas nécessaire de stocker). Pour qu’il ne soit plus nécessaire de conserver les originaux papiers pour les contrôles ou contentieux éventuels, faire appel à un SAE certifié est la solution qui s’impose.

 

Archivage électronique et réglementation

L’archivage électronique s’inscrit dans un cadre légal et réglementaire complexe (principalement au niveau des articles du code civil sur la validité des actes juridiques conclus sous forme électronique : articles 1316-1 et 1316-4). À ces réglementations s’ajoutent des normes et standards propres aux procédures d’archivage : AFNOR et normes ISO diverses. L’intégrité d’un fichier pouvant être facilement mise à mal, les exigences réglementaires sont plus élevées pour le stockage numérique que pour la conservation papier. La norme NF Z 42-013 encadre les process à mettre en œuvre pour l’archivage électronique en vue d’assurer la pérennité et l’intégrité des archives. En outre, la norme NF Z 42-026 précise les conditions dans lesquelles un document numérique constitue une copie fiable et peut faire partie d’un archivage électronique à valeur légale. Les durées légales de conservation pour les documents électroniques sont identiques à celles régissant l’archivage papier. Elles sont variables suivant le type de document : un bulletin de salaire, un arrêté de nomination et une facture n’ont pas la même durée de conservation légale par exemple. Il existe également des procédures relatives à la destruction des données numériques, une fois l’échéance atteinte.

 

La différence entre le système d’archivage électronique (SAE)
et la gestion électronique de documents (GED)

Pour faire simple, disons qu’une GED remplace l’armoire de bureau commune à plusieurs collaborateurs et qu’un SAE correspond à votre local à archives. Une GED sert à classer des documents numériques sur un court et moyen terme.

Les données traitées par la GED sont des documents de travail partagés par un ou plusieurs services. Le caractère collaboratif, la facilité d’accès et de recherche sont les atouts principaux de ce système de dématérialisation. La GED transmet ses flux au SAE qui conserve alors les documents de façon pérenne. Il s’agit de disposer d’un archivage électronique à valeur légale. S’il est possible de modifier et détruire un document sur la GED, cela n’est pas possible avec un SAE, sauf au-delà de la période légale de stockage.

 

Les fonctionnalités et les avantages de l’archivage électronique
à valeur probante

Un SAE est une solution informatique combinant des ressources, des processus et des technologies permettant de garantir l'intégrité de vos documents à valeur probante. Un SAE certifié doit être en mesure d'assurer différentes fonctionnalités :

  • La pérennité : il s'agit de garantir le stockage des documents sur le long terme, malgré les changements potentiels d'éditeurs, de formats ou de supports.

  • L'intégrité : une fois versé dans le SAE, un document ne doit plus pouvoir être modifié ni altéré. Une traçabilité des opérations affectant les fichiers est mise en place dans ce but (avec un système d'horodatage par exemple).

  • La confidentialité : l'accès aux documents doit être restreint. Tous les services ne peuvent avoir accès à tous les documents, et seules certaines personnes auront les habilitations nécessaires.

  • La disponibilité : les utilisateurs doivent accéder facilement aux archives électroniques. L'arborescence utilisée et le système d'indexation seront ergonomiques.

  • La réversibilité : un changement de support, de processus ou de solution informatique ne doit pas mettre en péril d'une part l'accès et d'autre part la conservation des données, ni leur intégrité.

 

Les prérequis pour lancer un projet d’archivage électronique

Changer le système d'archivage de votre entreprise ne s'improvise pas. L'évolution du stockage de vos documents, comme tout projet d'envergure, doit s'anticiper et se préparer soigneusement. Un état des lieux de votre documentation s'impose. Quels types de documents numérisés sont produits et reçus par mon administration ? Contrats, factures, bons de commande ? Sous quels formats ? Quelle est leur valeur juridique ? Souhaite-t-on se limiter à l’archivage électronique de factures ? L'expertise d'archivistes et de juristes vous sera indispensable pour déterminer le type de normes que votre système doit impérativement respecter. 

L'étude financière et technique est la deuxième étape du projet. De quel budget dispose-t-on ? Quels sont les processus et les solutions techniques envisagées : un SAE interne ou une prestation externalisée ? Les archives seront-elles en ligne ou non ? Quel type de support sera utilisé ? Dispose-t-on des locaux nécessaires ? Quel sera l'impact sur l'organisation de vos services ? A-t-on les moyens de déployer des scanners pour archivage électronique ? 

Il conviendra de réaliser l'étude avec toutes les directions et experts techniques concernés. Une analyse du besoin approfondie et rigoureuse vous permettra de réaliser le cahier des charges pour le choix de votre futur prestataire. Si vous optez pour une prestation externalisée, veillez à choisir une société qui vous apporte une solution avec des garanties quant à sa pérennité. Pour vous accompagner dans ce projet ambitieux, n’hésitez pas à contacter Cegedim e-business.