La numérisation des documents n'est pas un concept récent : on peut estimer que sa naissance coïncide avec la création de la disquette. Ces dernières années, le processus s'est accéléré, correspondant à l'évolution logique du développement de l'informatisation des organisations. L'objectif zéro papier n'est plus discuté et fait désormais l'unanimité dans tous les secteurs d'activité. Présentés comme un enjeu environnemental, les effets recherchés sont avant tout économiques. 


Des gains de productivité conséquents sont en effet attendus de la dématérialisation des documents. Pour les administrations publiques comme pour les entreprises privées, il s'agit là d'une opportunité pour optimiser les services administratifs et gagner en efficacité.

 

Définition de la déma​térialisation

En deux mots, la dématérialisation pour une entreprise consiste à gérer un ensemble de documents et de données en se passant de support papier

Les objectifs principaux recherchés par cette pratique sont la recherche de productivité et l'amélioration du partage d'informations. Il est courant de distinguer deux types de dématérialisation. 

Scanner l'ensemble des archives d'une société correspond à de la dématérialisation duplicative. Lorsque les nouveaux documents sont reçus directement de façon numérisée, la dématérialisation est alors dite native


Qui est concerné par la dématérialisation ?

La dématérialisation concerne aussi bien les administrations publiques que les entreprises privées. La législation impose de plus en plus cette nouvelle façon de travailler à l'ensemble des acteurs économiques du territoire. 

L'ensemble des services d'une société peuvent être concernés : Ressources Humaines, Informatique, Achat, Service Juridique, Qualité, Finance, Approvisionnement... tous les secteurs et tous les échelons peuvent être dématérialisés. Ainsi, différents types de documents peuvent être passés au format numérique : courriers, bulletins de paie, contrats, factures, bons de commande, bons de livraison et de réception... 

La dématérialisation peut être partielle. Par exemple, pour un service achat, le choix peut être fait de passer des commandes par voie électronique tout en gardant une validation manuelle. 

Un processus plus global impliquera l'utilisation de parapheurs et de signatures électroniques.

Qu'est-ce que la dématérialisation ?


Améliorez vos processus de facturation et gagnez du temps !


Les avantages de la dématérialisation pour une entreprise

Une entreprise a tout intérêt à changer ses habitudes en passant à la dématérialisation. 

  • Optimisation du traitement des données

Cette évolution de pratique se traduit par une optimisation du traitement des données et des gains de productivité pour les services administratifs. 

  • Des économies de papier et d'espace de stockage

La suppression du papier permet non seulement de faire des économies sur les achats mais se traduit également à long terme par un gain de place. Les sociétés économisent ainsi des mètres carrés. Il ne sera alors plus nécessaire de prévoir des locaux pour le stockage des archives.

  • Une gestion simplifiée

Leur gestion s'en trouvera d'autant plus facilitée : uniformisation des documents, meilleure garantie du respect des durées légales de conservation... 

  • Un gain de temps pour se consacrer sur son coeur de métier

Le travail en format numérisé apporte par ailleurs un gain de temps pour les équipes. Les collaborateurs peuvent se recentrer sur leur cœur de métier en perdant moins de temps sur des activités chronophages et répétitives. Les transmissions d'informations sont tracées et sécurisées. Les risques de perte ou de destruction se trouvent considérablement réduits grâce au processus de dématérialisation. Cette nouvelle approche peut être également présentée comme un gain aussi bien pour les clients que pour les fournisseurs de l'entreprise. Les échanges entre les différentes parties sont informatisés et la communication est plus fluide.


Distinction entre dématérialisation et numérisation

  • La numérisation

Il est important de noter que les notions de dématérialisation et de numérisation ne sont pas synonymes. La numérisation est une technique qui consiste à substituer un support matériel par des fichiers sous format informatique. 

  • La dématérialisation

La dématérialisation, quant à elle, doit s'envisager comme un processus qui impacte non seulement l'organisation de l'entreprise mais aussi ses relations externes. La démarche doit ainsi être anticipée auprès des clients, des fournisseurs et partenaires éventuels. 

Contrairement à la numérisation, qui est relativement ancienne, la dématérialisation est une évolution récente. Elle constitue une véritable révolution des pratiques dont il ne faut pas négliger les enjeux. La dématérialisation doit être conduite en mode projet pour se poser les bonnes questions : 

  • Quel système d'information et quelle gestion électronique des documents choisir ? 
  • Comment seront gérées les archives électroniques 
  • Quels seront les droits accordés pour la validation, le partage ou la modification de documents ?

 

Dématérialisation et législation

Les administrations publiques imposent désormais à leurs fournisseurs l'envoi des factures sous format électronique. Cette obligation de dématérialisation, issue de l'ordonnance du 26 juin 2014, s'est appliquée de façon progressive. Depuis le 1er janvier 2017, les personnes publiques et les grandes entreprises appliquent la dématérialisation de leur facturation. Les entreprises intermédiaires sont concernées depuis le 1er janvier 2018. Pour les petites et moyennes entreprises, la réglementation s'applique à partir du 1er janvier 2019. Au 1er janvier 2020, toutes les sociétés, quelle que soit leur taille, seront concernées par la législation.

Dématérialisation et législation


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