La plus grande partie des documents nécessaires au fonctionnement d'une entreprise doit être conservée. En effet, ils peuvent faire l'objet de contrôles de la part de l'administration et constituer des justificatifs à valeur probante, en cas de contentieux ou de simples désaccords. Les durées de conservation suivent des règles d'archivage fixées par la législation. Les délais fixés sont des délais minimaux, les documents peuvent être gardés plus longtemps, à condition toutefois qu'ils ne contiennent pas de données à caractère personnel (cf Règlement de la Protection des Données). Les durées d'archivage varient en fonction du type et de la valeur des documents.
La durée de conservation des documents juridiques
| Type de document | Durée de conservation (an) |
| Bilans, comptes de résultats | 5 |
Statuts
| 5 à partir de la perte de personnalité morale ou radiation du Registre du commerce |
| Registre des procès-verbaux de conseil d'administration | 5 à partir de la fin de leur utilisation |
| Rapport des commissaires aux comptes | 3 derniers exercices comptables |
La réglementation impose de conserver 5 ans les procès-verbaux des assemblées. La durée est identique pour les statuts de l'entreprise dès que la société perd la personnalité morale ou est radiée du Registre du commerce. Il faut obligatoirement garder le rapport des commissaires au compte correspondant aux 3 derniers exercices comptables.
La durée de conservation des documents RH
| Type de document | Durée de conservation (an) |
| Fiches de paie | 5 |
Déclaration d'accident du travail
| 5 |
Charges sociales
| 3 |
Comptabilisation du nombre de jours travaillés sous convention de forfait
| 3
|
Comptabilisation du nombre d'heures travaillées, des heures d'astreinte et de leur compensation
| 1 |
Contrats de travail, salaires, primes, indemnités, retraites....
| 5 |
Plusieurs types de durées sont distinguées pour la conservation des documents traités par les ressources humaines. Ainsi, un contrat de travail, une fiche de paie et une déclaration d'accident du travail doivent être gardés pendant 5 ans, la comptabilisation du nombre d'heures, une année, les éléments relatifs au charges sociales, 3 ans.
La durée de conservation des documents commerciaux
| Type de document | Durée de conservation (an) |
| Contrat ou convention conclu dans le cadre d'une relation commerciale | 5 |
| Déclaration en douane | 3 |
| Garantie pour biens ou services fournis au consommateur | 2 |
| Document de transport de marchandises | 5 |
| Police d'assurance | 2 |
| Dossier d'un avocat | 5 |
S'il s'agit d'un contrat électronique d'un montant minimum de 120 euros, la pièce doit être gardée pendant 10 ans. Le délai court à partir de la réception du bien ou de l'exécution de la prestation. Les documents de garantie doivent être conservés pendant 2 ans (durée de garantie du bien).
La durée de conservation des documents comptables
| Type de document | Durée de conservation (an) |
| Registre comptable : livre journal, grand livre, inventaire, etc. | 10 |
| Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc | 10 |
| Documents comptables d'enregistrement des opérations, éléments de suivi comptable, gestion des stocks | 10 |
Le point de départ pour le calcul de la durée de conservation des pièces comptables est la clôture de l'exercice. Toute pièce justificative (bon de commande, bon de livraison ou réception, factures...) doit être archivée pendant 10 ans. Le délai est le même pour toute autre pièce comptable (registres divers).
La durée de conservation des documents fiscaux
| Type de document | Durée de conservation (an) |
| Impôt sur le revenu et sur les sociétés | 6 |
| Bénéfices industriels et commerciaux, bénéfices non commerciaux, bénéfices agricoles | 6 |
| Impôts sur les sociétés pour une entreprise individuelle et une société à responsabilité limitée | 6 |
| Impôts directs locaux | 6 |
| Taxes sur le chiffre d'affaire | 6 |
Le point de départ pour le calcul du délai de conservation est l'année d'imposition. La durée est de 6 ans aussi bien pour les pièces relatives aux impôts locaux, aux taxes sur le chiffre d'affaire que sur les documents liés aux impôts sur les sociétés. En cas de fraude, le délai est de 10 ans.
La durée de conservation des documents bancaires
| Type de document | Durée de conservation (an) |
| Ordres de prélèvement automatique (utile en cas de litige sur remboursement d'une dette) | 5 |
| Encaissement, virement, chèque | 5 (opérations contestables par le titulaire du compte pendant ce délai) |
| Relevés de comptes postaux ou bancaires | 5 |
| Relevés d'identité bancaire | 5 |
| Talons de chèques | 5 |
Les documents bancaires doivent être soigneusement archivés et conservés pendant une durée de 5 ans. Ce délai concerne aussi bien les talons de chèques, les relevés d'identité bancaire, les ordres de prélèvements automatiques. La même durée s'applique aux encaissements, virements et chèques (durée pendant laquelle ces opérations peuvent être contestées).
La durée de conservation des documents immobiliers
| Type de document | Durée de conservation (an) |
| Contrat d'achat ou de cession de biens immobiliers et fonciers (terrains...) | actions réelles immobilières prescrites par 30 ans à compter du jour où le titulaire d'un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l'exercer. |
| Le contrat de bail commercial | 5 |
La réglementation impose à une société de garder pendant 5 ans dans ses archives son contrat de bail commercial. S'il s'agit d'un contrat d'achat ou de cession, la durée est alors de 30 ans. Il en va de même pour les contrats relatifs aux immeubles et terrains.
Les solutions pour archiver électroniquement ses documents
Avec la dématérialisation des documents, l'archivage des données devient un enjeu majeur pour les entreprises. En effet, certains fichiers doivent être conservés sur le long terme, conformément à la réglementation en vigueur. Pour répondre à cette problématique, des solutions informatiques existent. Ainsi le Système d'Archivage Electronique (SAE) remplace le stockage physique des archives papier. Un SAE apporte des garanties d'intégrité, de disponibilité et confidentialité pour vos documents. Sy by Cegedim vous accompagne dans la mise en place d'un SAE certifié et ce, pendant les différentes étapes du projet : élaboration du cahier des charges, choix du support de gestion et déploiement de l'outil.
Les risques encourus en cas de perte ou destruction de documents
Une entreprise a l'obligation d'archiver ses documents suivant les normes et réglementations en vigueur. Pourtant, cette thématique fait rarement partie des priorités d'une équipe dirigeante. L'urgence se situe souvent sur d'autres dossiers, à tel point que l'impasse peut être faite sur la gestion des archives. Les conséquences sont là : 20% des documents seraient ainsi mal archivés, quand ils ne sont pas tout simplement égarés ou supprimés ! Un document perdu ou détruit avant sa date d'échéance peut entraîner des impacts préjudiciables pour l'entreprise. Certains litiges ne peuvent ainsi plus être instruits à la faveur des sociétés si elles ne sont pas en mesure de présenter les pièces justificatives qui s'imposent. La productivité de toute une organisation peut être affectée pour un mauvais système d'archivage et le non-respect des durées de conservation. Ce manque d'efficacité peut aller jusqu'à détériorer les relations avec les clients. Enfin, dans le cas des documents fiscaux, une sanction financière peut être appliquée, ainsi que l'indique l'article 1734 du Code général des impôts : « une amende de 5000 euros est applicable en cas d'absence de tenue des documents demandés par l'administration dans l'exercice de son droit de communication ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits. »
