Quelle différence entre numérisation, dématérialisation et digitalisation ?

Numérisation, dématérialisation et digitalisation sont des notions couramment confondues. Même si les trois techniques visent à atteindre le même résultat, à savoir l’optimisation de la gestion documentaire et de données, il est important de connaître les nuances de définition avant d’appliquer ces pratiques au sein de son environnement professionnel mais aussi personnel. Car elles ne font pas appel aux mêmes équipements et processus, et ne répondent pas aux mêmes besoins. La numérisation correspond au transfert des données d'un support physique sur un support immatériel. Les fichiers peuvent aussi être nativement numériques, c'est-à-dire créés électroniquement : on parle alors de dématérialisation. Si la numérisation se définit comme technique, la dématérialisation correspond à un processus. La digitalisation est quant à elle une démarche globale, une nouvelle façon d'envisager l'organisation d'une entreprise.

 

La numérisation des documents : qu'est-ce que c'est ?

Lorsqu’on parle de numérisation, il s'agit le plus souvent de scanner des documents papier. Mais cette technique est également courante dans l’univers multimédia : elle permet de numériser d’anciens supports, tels que des cassettes audio, VHS, 8 mm ou des disques vinyles, pour les transformer en fichiers informatisés. En matière de documents, la numérisation consiste à remplacer un support papier par un fichier électronique. L'intérêt de la numérisation est de pouvoir faire une copie avec l'essentiel du contenu, copie qui pourra ensuite être stockée, indexée et retrouvée par une recherche automatisée. Cette technique permet ainsi d'optimiser la gestion documentaire, et d’améliorer la productivité lorsqu’il s’agit par exemple de trier, de classer ou encore d’archiver.

 

Comment numériser ?

La numérisation de documents peut être produite avec différents formats de sortie. Les formats d'enregistrement sans perte correspondent généralement à des formes de stockage de données brutes. Il est possible de réduire l'espace de stockage au minimum en acceptant une faible perte de données : il s'agit des formats de type jpeg. Une entreprise qui a pour projet de numériser ses anciens documents ou ses archives doit déterminer, en fonction de ses besoins, les moyens humains et matériels qu’elle jugera nécessaires. Un équipement performant, composé le plus souvent d’un matériel de numérisation ainsi que d’un logiciel de traitement de données, fait partie des standards.

 

Gestion de vos processus internes ou BPO

Si le besoin est ponctuel ou nécessite un investissement conséquent, il peut être avantageux d'externaliser la prestation. C'est le cas lorsque le projet implique la mise en place d'une Gestion Électronique de Documents (GED).

 

Numérisation fidèle

La numérisation permet d'obtenir une copie fidèle si celle-ci a été reproduite à l'identique, sans perte de contenu. Le document dispose alors d'une empreinte électronique et il est possible de retrouver son contexte de numérisation.

 

Les avantages de la numérisation dans un projet de digitalisation

La numérisation des documents apporte une valeur ajoutée aux entreprises qui choisissent cette méthode. Le gain de productivité est indéniable : réduction des espaces physiques de stockage, diminution de la main d'œuvre nécessaire et des coûts de traitement. La gestion électronique documentaire est optimisée et l'archivage est sécurisé.

 

Les étapes d'un projet de numérisation

Tout dépend ici du projet et de son objet. Les structures n’ont pas toutes les mêmes enjeux. L'optimisation du stockage compte parmi les objectifs mais aussi la sécurisation des données. Les formats utilisés, les ressources mobilisées et autres dépenses varient en fonction du but recherché. Il s'agit ensuite de choisir les documents à dématérialiser et la durée estimée du projet. La troisième étape correspond à l'état des lieux des ressources à disposition de la société. Cette analyse permet de dimensionner le projet (durée, coût) et de déterminer s'il peut être judicieux d'externaliser ou non.