Quelle
différence entre numérisation, dématérialisation et digitalisation ?
Numérisation,
dématérialisation et digitalisation sont des notions couramment confondues.
Même si les trois techniques visent à atteindre le même résultat, à savoir
l’optimisation de la gestion documentaire et de données, il est important de
connaître les nuances de définition avant d’appliquer ces pratiques au sein de
son environnement professionnel mais aussi personnel. Car elles ne font pas
appel aux mêmes équipements et processus, et ne répondent pas aux mêmes
besoins. La numérisation correspond au transfert des données d'un support
physique sur un support immatériel. Les fichiers peuvent aussi être nativement
numériques, c'est-à-dire créés électroniquement : on parle alors de
dématérialisation. Si la numérisation se définit comme technique, la dématérialisation
correspond à un processus. La digitalisation est quant à elle une démarche
globale, une nouvelle façon d'envisager l'organisation d'une entreprise.
La
numérisation des documents : qu'est-ce que c'est ?
Lorsqu’on
parle de numérisation, il s'agit le plus souvent de scanner des documents
papier. Mais cette technique est également courante dans l’univers multimédia :
elle permet de numériser d’anciens supports, tels que des cassettes audio, VHS,
8 mm ou des disques vinyles, pour les transformer en fichiers informatisés. En
matière de documents, la numérisation consiste à remplacer un support papier
par un fichier électronique. L'intérêt de la numérisation est de pouvoir faire
une copie avec l'essentiel du contenu, copie qui pourra ensuite être stockée,
indexée et retrouvée par une recherche automatisée. Cette technique permet
ainsi d'optimiser la gestion documentaire, et d’améliorer la productivité
lorsqu’il s’agit par exemple de trier, de classer ou encore d’archiver.
Comment
numériser ?
La numérisation
de documents peut être produite avec différents formats de sortie. Les formats
d'enregistrement sans perte correspondent généralement à des formes de stockage
de données brutes. Il est possible de réduire l'espace de stockage au minimum
en acceptant une faible perte de données : il s'agit des formats de type jpeg.
Une entreprise qui a pour projet de numériser ses anciens documents ou ses
archives doit déterminer, en fonction de ses besoins, les moyens humains et
matériels qu’elle jugera nécessaires. Un équipement performant, composé le plus
souvent d’un matériel de numérisation ainsi que d’un logiciel de traitement de
données, fait partie des standards.
Gestion
de vos processus internes ou BPO
Si le besoin
est ponctuel ou nécessite un investissement conséquent, il peut être avantageux
d'externaliser la prestation. C'est le cas lorsque le projet implique la mise
en place d'une Gestion Électronique de Documents (GED).
Numérisation
fidèle
La
numérisation permet d'obtenir une copie fidèle si celle-ci a été reproduite à
l'identique, sans perte de contenu. Le document dispose alors d'une empreinte
électronique et il est possible de retrouver son contexte de numérisation.
Les
avantages de la numérisation dans un projet de digitalisation
La numérisation
des documents apporte une valeur ajoutée aux entreprises qui choisissent cette
méthode. Le gain de productivité est indéniable : réduction des espaces
physiques de stockage, diminution de la main d'œuvre nécessaire et des coûts de
traitement. La gestion électronique documentaire est optimisée et l'archivage
est sécurisé.
Les
étapes d'un projet de numérisation
Tout dépend
ici du projet et de son objet. Les structures n’ont pas toutes les mêmes
enjeux. L'optimisation du stockage compte parmi les objectifs mais aussi la
sécurisation des données. Les formats utilisés, les ressources mobilisées et
autres dépenses varient en fonction du but recherché. Il s'agit ensuite de
choisir les documents à dématérialiser et la durée estimée du projet. La
troisième étape correspond à l'état des lieux des ressources à disposition de
la société. Cette analyse permet de dimensionner le projet (durée, coût) et de
déterminer s'il peut être judicieux d'externaliser ou non.
