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Une transformation du processus de facturation s’impose avec la réforme de la facture électronique obligatoire 2024/2026, l’occasion d’améliorer et de sécuriser l’ensemble de ses processus métier. En ligne, à distance ou en face-à-face, la signature électronique est essentielle au processus de contractualisation et garantit lisibilité, authenticité et intégrité. Elle est aujourd’hui incontournable et s’applique à tous les documents​

 

Qu'est-ce que la signature électronique ?

 

La signature électronique est un mécanisme qui permet de signer un document en ligne de manière sécurisée. Elle présente la même valeur juridique qu'une signature manuscrite. Néanmoins, elle n'est pas basée sur des éléments visuels, il s'agit d'une suite de caractères.

Les avantages de la signature électronique sont nombreux :

  • Gain de temps
  • Économies
  • Souplesse
  • Rapidité
  • Sécurité

Attention : la signature électronique numérique (dessinée par le signataire ou au moyen d'une insertion d'image) et la signature scannée n'ont pas la même valeur juridique qu'une signature électronique. En effet, elles peuvent mener à des falsifications et notamment des usurpations d'identité, contrairement à la signature électronique, qui a la même valeur légale qu'une signature manuscrite.

 

Comment la signature électronique sécurise vos factures ?


Bref rappel de la législation sur la facturation électronique :


Une facture électronique est reconnue conforme sous réserve de garantir l'authenticité de l'origine de la facture, l'intégrité de son contenu et sa lisibilité depuis son émission jusqu'à la fin de la période légale de son stockage.

Depuis le 1er janvier 2014, les entreprises ont désormais le choix entre trois procédés d'échange de factures, chacun d'eux permettant de donner une valeur « fiscale » aux factures : l'EDI Fiscal, la signature électronique dite qualifiée ou équivalente et la Piste d'Audit Fiable.

A des fins de lutter contre la fraude à la TVA et faciliter sa collecte, et, la réforme de la facture électronique 2024/2026​ prévoit l'obligation pour toutes les entreprises de recevoir et d'émettre leurs factures domestiques électroniquement.

A compter du 1er juillet 2024, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, devront être dans la capacité de réceptionner des factures électroniques.

En émission, l'obligation de facturation électronique rentrera en vigueur, suivant un calendrier de généralisation progressive : pour les grandes entreprises dès le 1er juillet 2024, pour les ETI et PME- TPE respectivement au 1er janvier 2025 et au 1er janvier 2026.

La signature électronique qualifiée pourra accompagner naturellement cette nouvelle réglementation, tout en garantissant la conformité des factures signées électroniquement.

 

Garantie de l'authenticité de l'origine de vos factures


Cette exigence consiste en l'assurance de l'identité du fournisseur ou de l'émetteur de la facture. Le fournisseur doit établir qu'il est à l'origine de l'émission de la facture. Cette authentification peut s'opérer par l'utilisation d'une signature électronique basée sur un certificat électronique.

La signature électronique est encadrée par le règlement européen eIDAS qui définit plusieurs niveaux de sécurité et de fiabilité : simple, avancé et qualifié (ce dernier niveau de sécurité et de fiabilité étant le plus élevé).

Afin de signer électroniquement une facture, il faut se munir d'un certificat électronique. Le certificat électronique est obligatoirement délivré par un prestataire agréé et reconnu par le Référentiel Général de Sécurité (RGS), tiers de confiance telle qu'une Autorité de Certification (AC), comme SY by Cegedim par exemple. La liste présentant les autorités de certification est publiée et mise à jour par la société LSTI, seule entité habilitée à qualifier les prestataires de certification électronique conformes au RGS.

Le certificat électronique permet ainsi d'authentifier l'identité de la personne signataire grâce à un procédé cryptographique. Cette « carte d'identité numérique » indique le nom et le prénom du titulaire du certificat, la dénomination sociale de l'entreprise ainsi que la clé permettant d'authentifier la signature du titulaire du certificat.

La signature électronique constitue ainsi un élément de sécurité supplémentaire non négligeable.

 

Assurer la lisibilité et l'intégrité de vos factures


La facture doit être présentée dans un format lisible par tous. Le format PDF associé à la signature électronique peut être lu facilement depuis n'importe quel appareil. La circulation des informations devient plus rapide, vous permettant d'être informé instantanément de vos facturations, et de les signer rapidement par la suite.

La signature électronique garantit l'intégrité d'une facture, permettant ainsi que les données contenues dans la facture n'ont pas été altérées. Une fois signée, elle ne peut plus être modifiée.

La facture émise doit correspondre exactement à la facture qui a été éditée par le fournisseur, son original doit toujours être archivé.

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La signature électronique devient alors un élément majeur pour sécuriser vos factures.

  • Authentique : le signataire est simplement identifié. 
  •  Infalsifiable : il est impossible que le signataire se fasse passer pour une autre personne. 
  • Non réutilisable : la signature fait partie du document signé et ne peut pas être déplacée sur un autre document. Chaque signature électronique est unique. 
  • Inaltérable : Le document ne peut plus être modifié une fois signer. 
  • Irrévocable : le signataire ne peut nier avoir signé. 

C’est le moment de choisir une solution pour vous accompagner dans la digitalisation de vos processus ! Signez avec SY Business, c’est gagner du temps, simplifier votre activité et assurer la traçabilité de vos factures. Améliorez l’expérience des parties prenantes grâce à un outil gratuit, simple et innovant. 

Envoyez, signez et sécurisez !


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