Comment choisir votre prestataire de signature électronique et quels sont les critères clés qui doivent peser dans la balance pour vous lancer avec une solution ?
Aspects réglementaires, juridiques, de sécurité et d'utilisation, voici les points clés à vérifier avant de vous lancer !
Si le prestataire vous garantit :
1. Une conformité légale et réglementaire
Pour protéger vos documents dans le temps, équipez-vous d'une solution conforme aux réglementations en vigueur. Elle doit respecter le règlement eIDAS qui régit l'ensemble des règles relatives au processus de signature électronique : génération de certificats à la volée par un tiers de confiance agréé et certifié par l'ANSSI (Agence Française), authentification forte des signataires, horodatage du chemin de preuves pour chaque signature, garantie de l'intégrité du document signé, archivage légal dans un CFE (Coffre-Fort Électronique) et un SAE (Système d'Archivage Électronique).
Par ailleurs la solution doit respecter le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) avec les informations des parties prenantes à la signature qu'elle collecte, traite et stocke.
Le saviez-vous ? SY by Cegedim devient autorité de certification, et donc tiers de confiance. Elle génère ses propres certificats électroniques conformes au règlement eIDAS. La signature est donc intégrée de bout en bout avec la solution SY, jusqu'à l'archivage.
2. Une sécurisation de vos documents et de vos signatures
Votre solution peut-elle vous garantir la confidentialité des documents et des informations échangés et hébergés sur ses serveurs et ceux de ses sous-traitants ? Si elle dispose de ses propres data centers en France, vous pouvez être assurés d'une sécurité en plus. Par ailleurs si votre solution est certifiée eIDAS, pas d'inquiétude, vos signatures seront à 100% légales et sécurisées.
3. Un choix du niveau de signature
Votre prestataire doit pouvoir vous diriger vers le bon niveau de signature. Il dépend du type de documents que vous avez à signer, et des risques et enjeux liés au contexte de cette signature. Il existe 3 types de signatures électroniques (personne physique) :
- la signature électronique simple
- la signature électronique avancée
- la signature électronique qualifiée.
Ainsi, la solution dispose de plusieurs moyens d'authentification des signataires, tout en garantissant l'intégrité du document dans le temps et en constituant et archivant le chemin de preuves dans un CFE.
Rappel sur les 3 niveaux de signatures électroniques :
Lire la fiche mémo
4. Des signataires authentifiés
La signature électronique doit permettre d'identifier chaque personne (personne physique) ou l'organisme (personne morale) qui a apposé sa signature. Le niveau d'authentification dépend du niveau d'engagement des documents à faire signer. Il en découlera ainsi un choix dans le niveau de signature.
Il existe plusieurs moyens d'authentification de l'identité du signataire, que votre prestataire de solution de signature électronique doit proposer : SMS avec code, mails, reconnaissance de la CNI, reconnaissance biométrique, en partenariat avec des Prestataires de Vérification d'Identité à Distance (PVID).
Le besoin de disposer de services de vérification d'identité à distance s'est accru en France et en Europe au cours des dernières années et a été mis en lumière directement par la crise sanitaire (COVID-19). Aussi, l'ANSSI a élaboré un référentiel pour les prestataires de vérification d'identité à distance. Ce nouveau référentiel d'exigences, valorisé par un visa de sécurité ANSSI et qui a fait l'objet d'un appel à commentaires, permettra d'identifier les prestataires fournissant un service de vérification d'identité à distance attestant d'un niveau de garantie substantiel ou élevé.
Le saviez-vous ? Le logiciel de signature électronique SY permet d'identifier une pièce d'identité en temps réel au moment de l'authentification avec nos partenaires.
5. Une solution adaptable à vos tous besoins et à vos outils métiers
Que vous ayez besoin de vous connecter directement à vos outils métiers pour intégrer la signature électronique à vos systèmes, d'envoyer en masse vos accords, ou d'uploader simplement les documents depuis l'interface dans un environnement personnalisé, optez pour une solution qui vous offre le choix d'une signature qui correspond à vos besoins.
Elle doit vous permettre de signer tous types de documents, quel que soit le format, le nombre d'utilisateurs, l'objectif et le niveau d'engagement. Assurez-vous que le prestataire fourni un haut niveau d'API. En effet, l'intégralité des fonctionnalités doit être disponible dans les API (exemple : paramétrage des utilisateurs, modèles, signataires, etc)
6. Un suivi de votre activité en temps réel
La solution doit vous permettre de visualiser en quelques clics l'avancée de vos signatures et la disponibilité de vos documents en ligne, et tout ça en temps réel.
Le + : définissez vos relances automatiques, recevez des notifications à chaque étape et générez des rapports pour créer vos dashboards.
7. Une nouvelle expérience utilisateur
Optez pour une solution intuitive et facile à utiliser, pour gagner du temps dans la signature de vos documents. Elle doit vous permettre de signer en seulement quelques clics.
Et si vous signiez vos documents dans un environnement personnalisé à vos couleurs ? C'est possible avec SY qui vous livre une interface qui vous ressemble. Il ne vous reste plus qu'à définir vos workflows de validation. Concernant vos documents, customisez vos accords en créant, ajoutant et en enregistrant des champs personnalisés.
8. Une signature n'importe où, n'importe quand
La solution en mode Saas permet de signer vos documents n'importe où et n'importe quand.
Quel que soit le type d'appareils, quel que soit le système d'exploitation, et où que vous vous trouviez vous devez pouvoir accéder à l'interface en ligne de votre prestataire de signature électronique, pour vous garantir un maximum de flexibilité.
Nous avons une bonne nouvelle, la signature électronique SY coche tous ces critères indispensables pour se lancer dans un projet de digitalisation de vos signatures !
