Quelles sont les données que vous allez devoir générer ? Votre prestataire actuel va-t-il pouvoir le rester ?
Autant de questions que vous allez devoir vous poser pour faire murir votre projet et vous mettre en ordre de marche.
Avez-vous en tête les obligations à respecter ?
Dans le cadre de la réforme, la facture au format PDF ne sera plus acceptée. Seuls les formats structurés ou mixtes seront admis. Le socle accepté par le Portail Public de Facturation (PPF) est composé de 3 formats de factures électroniques reposant sur des standards sémantiques et syntaxiques respectant la norme européenne EN 16931 :
- 1 format mixte dit Factur-X
- structurés XML : UBL 2.1 et CII
leurs, à compter de 2024, toutes les entreprises concernées par la facture électronique obligatoire doivent être en capacité de recevoir de telles factures de leurs fournisseurs et prestataires. Elles devront aussi pouvoir les intégrer dans leur système de comptabilité.
Puis, en fonction de la taille de l’entreprise, et selon le calendrier progressif, elles devront être en mesure d’émettre des factures électroniques et de les transmettre automatiquement à leurs clients, au plus tard en 2026.
En outre, pour être conformes, les factures électroniques vont devoir faire apparaître quatre nouvelles mentions obligatoires :
- Le SIREN du client
- La catégorie des opérations
- L’option de paiement de la TVA sur les débits
- L’adresse de livraison des biens
En cas de non-respect des obligations liées à la facture électronique, l’entreprise encourt une amende de 15 euros par facture non émise au format réglementaire dans la limite de 15 000 euros par an.
L’obligation de facturation électronique va s’imposer progressivement selon le calendrier suivant :
Êtes-vous capable de générer les données attendues par l'administration fiscale ?
Ces nouvelles obligations règlementaires vont amener les entreprises à vivre une réelle mutation pour savoir si elles sont en capacité de générer les données attendues par l’Administration fiscale.
Pour cela, l’entreprise sera amenée à réaliser un inventaire technique de son SI et regarder plus en détail le nombre d'ERP qu’elle utilise. Mais elle devra également connaitre le mode de dématérialisation de ses factures, le format de facture provenant de son/ses SI ou encore regarder où elle se situe par rapport aux données attendues par l’administration fiscale. Il est important de savoir si elle est en capacité technique de générer et envoyer / recevoir et traiter l’un des 3 formats standards du socle par elle-même.
Ce projet de transformation numérique ne pourra se faire sans une sollicitation de l’interne dans la conduite au changement pour préparer au mieux les équipes comptabilité impactées. Mais aussi pour faire adhérer les collaborateurs au projet, potentiellement, mettre en place une équipe dédiée à la réforme et échanger avec son service informatique sur les possibilités techniques et les ressources disponibles pour ce projet.
Vous travaillez déjà avec un prestataire de dématérialisation, pourra-t-il rester ?
Plus de 150. Tel était le nombre de prestataires initialement candidats au statut de PDP auprès de la Direction générale des finances publiques (DGFIP). Plus d’un sur deux a déjà jeté l’éponge et, au terme du processus d’agrément, moins d’une cinquantaine d’entreprises devraient obtenir le label de l’État.
En effet, pour être immatriculée PDP, un prestataire devra répondre à différents critères :
- Recevoir et traiter / générer et envoyer les formats standards du socle
- Être à jour de ses obligations fiscales
- Respecter les dispositions de l’article 32 du RGPD sur la protection des données à caractère personnel
- S’engager à respecter les règles du schéma Y
- Être interopérable avec le PPF et au moins une PDP
- Sécuriser l’accès à la plateforme avec un niveau de garantie substantiel
- Traiter les factures en émission comme en réception
- Être certifiée norme ISO 27001 sur le SI gérant l’e-invoicing et l’e-reporting
- Être qualifiée SecNumCloud sur sa prestation d’hébergement
- Présenter une documentation détaillée par rapport au respect des dispositions de la réforme.
Au-delà de ces obligations, la fiabilité et l’historique de la PDP choisie ne seront pas négligeables dans votre choix : depuis quand intervient-elle sur le marché de la facture électronique ? Combien traite-t-elle de factures numériques par an, avec quels niveaux de services et de qualité, et pour combien de clients ? Avec combien d’acteurs est-elle déjà interopérable ? Combien de pays sont couverts par sa compliance map ?
Signe que le marché est favorable à des acteurs établis : en novembre 2022, la DGFiP réunissait au ministère des Finances vingt entreprises candidates au statut de PDP (dont SY by Cegedim), sélectionnées comme étant « les plus matures et avancées dans leur démarche ».
L’exhaustivité des services proposés sera également un facteur déterminant dans votre choix. Gratuit, le futur portail public de facturation (PPF) développé par la DGFiP ne pourra prendre en compte les besoins spécifiques que vous pouvez rencontrer.
Seules les PDP seront en mesure de vous offrir des services additionnels. Ces services additionnels relèveront par exemple de la réconciliation automatique facture / paiement, d’une intégration native avec votre ERP en émission et en réception, du contrôle des mentions métier, du suivi de traitement de vos factures à chaque étape, de signature électronique, de gestion de formats et de flux internationaux hétérogènes ou encore de la gestion des litiges (rapprochement 3 voies, messagerie collaborative, piste d’audit historisée, contrôles à la source).
La PDP choisie devra donc être exhaustive et irréprochable sur le processus légal, tout en pouvant répondre à cette diversité de prestations annexes.
Comment se mettre en ordre de marche ?
Aujourd’hui, SY by Cegedim qui s’est mis en ordre de marche pour devenir Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). Nos équipes vous accompagnent pour anticiper cette réforme, en vous donnant le temps d’ajuster vos processus actuels à votre organisation et en vous offrant la possibilité de réfléchir sur l’optimisation de ceux-ci afin d’en tirer les avantages dès maintenant.
Pour vous guider dans votre projet de facturation électronique, SY by Cegedim a créé une TO DO LIST pour vous aider à vous mettre en ordre de marche et anticiper 2024 dès maintenant !
7 grandes étapes y sont détaillées pour avancer en toute sérénité dans votre projet !
C’est le moment de choisir une solution pour vous accompagner dans la mise en conformité de la dématérialisation de vos factures.
SY, c'est une solution digitale avec une approche ZERO papier qui connecte 2 millions d’entreprises.
Le réseau SY permet aux entreprises de dématérialiser et d'automatiser leurs échanges commerciaux : de la signature de contrat au paiement, en passant par le devis, la digitalisation des factures, la gestion des litiges en terminant par le Reporting.
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