La digitalisation du circuit Procure to Pay
L'automatisation des processus est désormais la norme : selon PwC [1], 77% des entreprises sont équipées de solutions Procure-to-Pay (P2P). En effet, le circuit P2P est désormais une priorité stratégique pour les entreprises françaises et internationales.
On peut penser que la relation entre le client et le fournisseur se résume uniquement à commander et à payer. Mais d'autres étapes générant circulation de flux, d'informations et d'échanges sont à prendre en compte : demande d'achat, approbation, envoi, suivi, réception de devis, commande, avis d'expédition, bon de réception, facturation… pouvant donner lieu à de nombreux aller-retours entre le client et le fournisseur, susceptibles d'engendrer des litiges et des erreurs humaines.
La digitalisation des processus du cycle Procure to Pay permet alors de fluidifier, harmoniser et simplifier ces échanges, en s'appuyant sur des outils collaboratifs permettant de prévenir des risques de litiges.
Offrir de la visibilité sur l'ensemble du processus
Opter pour une solution de digitalisation qui offre un portail unique pour les clients et fournisseurs permet aux utilisateurs de bénéficier d'un suivi global et détaillé de tout le processus. Il présente l'activité en temps réel, et rend accessible les indicateurs et informations-clés. Il est effectivement plus agréable d'avoir la main, voire le contrôle, sur la commande qui est en cours, et cela que l'on soit client ou fournisseur, et cela permet d'éviter de se confronter à certaines situations litigieuses. Par exemple devoir appeler plusieurs fois par jour votre fournisseur car vous ne savez pas si la commande a bien été expédiée, ou bien encore devoir envoyer une énième relance par mail à votre client afin de savoir où en est le traitement de la facture.
Cette transparence de suivi permet un gain de temps et fluidifie la communication entre vous et votre fournisseur ou votre client. Cette visibilité entretient et pérennise donc la relation avec votre partenaire commercial, et l'améliore considérablement.
Satisfaire son fournisseur
Le processus de facturation a un fort impact sur la relation client/fournisseur. Ce n'est un secret pour personne, être payé en temps et en heure permet d'entretenir une bonne entente. Comme une expression le dit si bien : « les bons comptes font les bons amis ». Il est fondamental d'entretenir une relation de confiance !
Aujourd'hui encore, beaucoup d'entreprises sous-estiment ce manque d'attention lié aux retards de paiement. Ces retards dégradent les relations entre les parties, et à terme conduisent à la faillite. À noter que 25 % de faillite d'entreprises, proviendraient de retard de paiement de factures, selon Patrick Pelouzet, Médiateur National des relations interentreprises.
L'automatisation et l'intégration des factures dématérialisées dans les outils métiers limitent les risques liés aux erreurs de saisie et à la fraude, et assurent une meilleure sécurisation pour une satisfaction optimale.
Renforcer le lien
Un point à noter, non négligeable, est la disponibilité immédiate des documents. En effet, il est optimal de pouvoir les retrouver en quelques clics, et d'avoir la possibilité d'échanger simplement via le portail.
En cas de litige, il est plus efficace d'identifier l'erreur dans l'historique du processus, disponible sur la plateforme et accessible par le client et le fournisseur. Il est également judicieux d'utiliser la messagerie collaborative qui permet d'échanger en direct entre parties, et de communiquer sur une erreur concernant le montant d'une facture par exemple. Cette simplification de process, et la présence de notifications rend les échanges plus rapides, plus fluides et plus clairs, car tout est information pertinente.
Le lien humain n'est clairement pas rompu en optant pour une solution de dématérialisation : au contraire ! Il permet de laisser plus d'espace aux échanges à valeur ajoutée avec votre fournisseur et votre client car tout est simplifié et prend moins de temps. La digitalisation est sans aucun doute bénéfique pour votre entreprise, mais aussi pour votre écosystème clients/fournisseurs.
Ainsi, un réseau de dématérialisation profite à l'ensemble des partenaires, clients et fournisseurs, les uns avec les autres, et non les uns indépendamment des autres, car la digitalisation permet de s'appuyer sur des outils collaboratifs pour faciliter la relation clients/fournisseurs.
