L'arrêté du 23 mai 2019 fixe les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier en application de l'article L. 243-16 du code de la Sécurité sociale. Il autorise les salariés à supprimer les originaux des justificatifs de leurs notes de frais, sous réserve d'avoir respecté les conditions de numérisation et de conservation des copies numériques  telles que posées par l'article A. 102 B-2 du livre des procédures fiscales. 

Le droit social s'aligne sur la réglementation fiscale. Ainsi les règles inhérentes à la copie fiable concernant les factures s'appliquent désormais également aux notes de frais : numérisation fidèle (numérisation en couleur, pas de traitement sur l'image, etc…), conservation des notes de frais et justificatifs numérisés sous format PDF assorti d'une signature RGS garantissant l'intégrité et l'origine du document avec horodatage.

Comme pour les factures, la numérisation de notes de frais pour ne conserver que les copies numériques s'inscrit dans le cadre de la Piste d'Audit Fiable (PAF).

Cette réglementation s'applique à compter du 1er juillet 2019, et n'est pas rétroactive aux notes de frais et justificatifs antérieurs.

 

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Carine Alloul
Compliance Manager