Pourquoi digitaliser ?
David Dogimont :
« Dans les années 90, on a d'abord digitalisé en prônant l'écologie, la diminution de l'utilisation du papier, et la modernité. Puis on s'est tourné vers la digitalisation pour gagner en efficacité opérationnelle et pour s'aligner sur les obligations réglementaires.
Le contexte réglementaire et législatif a été porteur dans le recours à la digitalisation, notamment en simplifiant les transactions de l'entreprise et la transmission des factures. Il a fortement incité le marché dans cette démarche en étant pionnier avec la mise en place d'un portail collaboratif de digitalisation des factures entrantes grâce à sa plateforme « Chorus portail pro ». Son objectif était simple : diminuer le temps de traitement et optimiser la maîtrise de ses délais de règlements en application de la directive européenne.
Aujourd'hui la digitalisation fait partie du quotidien. Accessible à tous, grâce aux nouvelles technologies, elle permet de mieux se concentrer sur son cœur de métier. C'est une source d'optimisation, d'efficience et de contrôle, autant d'enjeux indispensables à une transformation digitale réussie. Et les perspectives qu'elle promet sont grandes. »
Fabrice Soveran :
« Depuis quelques années, la fonction finance est au cœur de la transformation digitale. Le processus de dématérialisation est essentiel pour lui permettre d'une part de simplifier et d'automatiser les tâches répétitives, et d'autre part de piloter la performance.
La dématérialisation des processus comptables permet d'optimiser le temps de traitement, de réduire le délai de comptabilisation des factures, de contrôler les délais de paiement des fournisseurs tout en simplifiant les chaînes de validation du contrôle facture.
Par exemple, le délai constaté entre la date de facture et la date d'entrée en comptabilité est de 30 jours en moyenne dans un processus papier alors qu'il est réduit à 1 jour dans un processus digitalisé.
Dans la dématérialisation des processus « Contract to Pay », la qualité et la fiabilité des données sont essentielles ainsi que la collaboration avec les fournisseurs.
La digitalisation est le plus souvent vecteur de simplification des processus mais également des organisations. »
Comment décririez-vous le contexte réglementaire, et quelles sont selon vous les opportunités sur l'environnement ?
DD. :
« Le contexte réglementaire de la dématérialisation est « riche » et très porteur depuis quelques années. Si on fait un focus sur la facture, son cadre réglementaire a fortement évolué notamment sur les délais de paiements visant à les encadrer, les contrôler puis les pénaliser, sur la facture électronique, sur la piste d'audit ou encore sur les mentions légales obligatoires, et ce toujours dans l'optique de simplifier tout en contrôlant.
Cet environnement réglementaire permet d'inciter voire obliger les entreprises à innover et à mobiliser des leviers d'optimisation qui n'étaient alors jusque-là pas encore activés. Le fait de contrôler et de documenter sa piste d'audit, permet à l'entreprise de se pencher sur un processus qui va au-delà de son cœur de métier. Contrôler ses flux et les maitriser c'est la possibilité d'être réactif et d'arbitrer en connaissance de cause. Dès lors l'entreprise peut piloter en temps réel ses flux de décaissement et mettre en œuvre des services innovants auprès de ses fournisseurs notamment en matière de gestion de la trésorerie ou du BFR (Dynamic Discounting où Reverse Factoring par exemple). »
F.S. :
« La simplification a été au cœur du contexte réglementaire ces 10 dernières années afin d'ouvrir la dématérialisation aux entreprises de toutes tailles, sans nécessité de maturité technique. Grâce à la piste d'audit fiable et à la signature électronique, la dématérialisation des factures est possible pour tous.
Depuis le 1er janvier 2017, le contexte règlementaire prévoit l'obligation de dématérialiser les factures entre les entreprises privées et le secteur public. Le recours obligatoire à la facture électronique dans les relations inter-entreprises (B2B) est enfin une réalité. Le gouvernement français remettra avant le 1er septembre 2020 un rapport sur les conditions de cette mise en œuvre.
L'enjeu est de lutter contre la fraude à la TVA, d'améliorer les délais de paiement et de diminuer l'empreinte carbone des entreprises. »
Quels conseils donneriez-vous pour mettre en place la digitalisation ?
D.D. :
« Comme nous l'avons dit, les outils existants sont de plus en plus accessibles, et de plus en plus matures, ce qui multiplie les risques de se tromper dans le choix d'une solution de dématérialisation. Pour mettre en place la digitalisation d'un processus (RH, clients, fournisseurs, commercial, …) il faut d'une part maitriser celui-ci, et d'autre part travailler ses besoins et ses objectifs. Le cahier des charges doit être parfaitement établi et précis, en mettant en évidence les priorités et les impondérables, et en ayant mené parallèlement une analyse de marché permettant de challenger sa cible afin de saisir les meilleures opportunités du digital. »
F.S. :
« En effet, le choix de la solution est primordial. Le plan de transformation digitale étant bien souvent complexe à ordonner et à implémenter, il faut que les outils soient flexibles et simples tout en permettant un maillage et un reporting consolidé. Notre solution SY by Cegedim permet la digitalisation du processus « Contract to Pay ». Chaque processus de l'entreprise peut être digitalisé indépendamment ou totalement, de bout en bout sur une même plateforme collaborative. Les outils prévus permettent de répondre aux exigences des services financiers, des services comptables et des différents métiers de l'entreprise. »
Quels sont les processus qui doivent être digitalisés ?
D.D. :
« Dans la majorité des cas, ce sont les processus transactionnels qui sont digitalisés. Pourquoi ? D'abord parce qu'ils sont « industrialisables » c'est-à-dire que l'on peut facilement homogénéiser leurs tâches, pour la plupart récurrentes et peu porteuses de valeur ajoutée. Ensuite parce que l'intervention manuelle sur des tâches répétitives engendre un risque d'erreur élevé sur des processus qui restent clés dans le fonctionnement de l'entreprise. Et voici le momentum idéal pour lancer un projet de dématérialisation. »
F.S. :
« Absolument, et on peut même parler plus globalement des processus « Procure to Pay » et « Order to Cash ». Et ce toujours dans une optique de simplification et d'optimisation de temps de traitement. De plus en plus de processus métiers nécessitant un partage de documents d'une part, et des processus de validation d'autre part, trouvent dans les parapheurs électroniques incluant des processus de signature, des réponses aux enjeux de simplification. L'envoi par exemple de ressources dans des zones ou pays critiques nécessitent des validations multiples, une complétude de documents, des validations et signatures à plusieurs niveaux. Nos solutions permettent de tout digitaliser en supprimant le papier, et permettent des validations et des signatures en un clic réduisant les délais de plusieurs mois à quelques jours. »
Et selon vous, quand et pourquoi faut-il externaliser ?
D.D. :
« Externaliser c'est déléguer à un expert une tâche non stratégique de son entreprise afin de s'assurer un niveau de service élevé et attendu, difficilement accessible en interne faute de ressources ou de compétences requises. Son recours est donc intéressant lorsque qu'il ne porte pas sur une activité « cœur de métier » de l'entreprise, et ne nécessite pas une maîtrise parfaite du business. Il faut aussi que l'obtention du ratio coût / qualité / délai soit le meilleur possible.
Enfin pour que l'externalisation soit efficiente il faut se tourner vers des professionnels dont le cœur de métier est la digitalisation des flux. Ces derniers doivent être continuellement à l'écoute du marché, rester très attentifs au respect des obligations réglementaires, et inscrire leur mission dans une optique de progression continue afin d'assurer à leurs clients un service optimum. Mais tout cela doit rester encadré par le SLA (service level agreement ou accord sur les niveaux de service) qui limitera les dérives possibles en matière d'externalisation. »
F.S. :
« En effet, le recours à l'externalisation est intéressant lorsqu'il permet de se reconcentrer sur son activité tout en débloquant des situations inextricables. Le fait de confier à un expert des processus permet de bénéficier d'une vision indépendante et objective, et d'une compréhension des processus déjà opérés dans des entreprises similaires. Cela permet d'améliorer la flexibilité de l'entreprise tout en faisant des économies. C'est alors tout bénéfice. »
David Dogimont - MAZARS
Associé - Accounting & Outsourcing Solutions
Fabrice Soveran - CEGEDIM E-BUSINESS
VP Sales & Marketing
