Alors qu'en 2017, 71% des décideurs interrogés par MARKESS by exægis pointaient l'automatisation comme un enjeu majeur en matière de gestion des processus documentaires, 82% interrogés au 2ème trimestre 2019 considèrent que leurs processus documentaires sont peu ou moyennement automatisés.


Qu'il y a-t-il derrière cette automatisation ?

Cette automatisation répond à une dimension métier quant au besoin d'accélération du traitement des processus métiers tout en renforçant la qualité de ceux-ci associés aux documents et contenus digitaux traités.

« Mais derrière l'automatisation, se cachent également une dimension humaine avec la suppression de tâches manuelles récurrentes et la facilitation du travail des gestionnaires, puis une dimension économique grâce à la réduction du coût d'exploitation lié à certaines tâches ou actions », déclare Hélène Mouiche, analyste senior MARKESS by exægis et responsable de l'étude en question.

 

Quels sont les processus documentaires à automatiser en priorité ?

Le traitement des documents papier ou numériques, comporte des processus manuels, répétitifs, parfois longs et couteux, manquant de traçabilité, quelle que soit la complexité qu'il recouvre.

La priorité pour la digitalisation est donnée à :

● L'identification et la classification des documents, ainsi que leur archivage pour près de 35% des décideurs ayant répondu à l'étude ;

● La capture des données, leur intégration au système d'information (applications métiers et systèmes de gestion de contenu) et la diffusion des documents et contenus numériques pour un décideur sur deux.


 IA et automatisation des taches

 

Quelles solutions pour l'automatisation des processus ?

Malgré le fait que les technologies et les solutions, sur lesquelles reposent l'intelligence artificielle (IA) et la robotisation, permettent de nouvelles possibilités en termes de digitalisation, l'automatisation des processus documentaires repose encore fortement sur de simples workflows. En effet 83% des décideurs interrogés assimilent l'automatisation des processus à des solutions de workflow contre 48% à de l'IA et 33% à de la RPA (Robotic Process Automation).

En 2019, 10% auraient déjà retenu la RPA et 8% y avoir recouru à titre expérimental, grâce à l'utilisation d'agents ou de robots logiciels pour automatiser des tâches répétitives d'un processus métier.

Ce taux devrait doubler d'ici 2021, malgré une conscience des limites de la RPA dans l'automatisation de certaines tâches cognitives, comme celles faisant appel à des règles difficilement modélisables ou à l'expérience des opérationnels.

 

Quelles perspectives du recours à l'IA dans l'automatisation des processus documentaires ?

A horizon 2021, ce sont 27% d'entre eux qui devraient baser leurs projets d'automatisation sur de l'IA alors qu'en 2019, ils ne sont que 5% à s'aventurer dans la digitalisation intelligente, essentiellement sous la forme de PoC (Proof of Concept).

Il faudra lever certains freins pour accroître le recours à l'IA, comme le manque de compétences en interne, les investissements financiers à consentir, la mise en place de la transformation digitale dans les tâches des collaborateurs, le travail en amont à effectuer sur les processus et réticences et craintes résultant de la digitalisation.

 

Quels usages de l'IA dans la gestion des processus documentaires ?

Classer des documents, aider à la prise de décision, analyser des données et contenus non structurées ou encore détecter des anomalies, voici les usages précisément identifiés par les décideurs qu'il faudra désormais concrétiser pour dépasser le stade des PoC et des expérimentations…

 

 

Source : étude MARKESS by exægis :

 « Automatisation intelligente des processus documentaires - Pratiques & perspectives à 2021. »