Les problématiques liées au secteur du transport
En effet, toute entreprise spécialisée en transport et logistique est confrontée à une gestion de la facturation sur plusieurs sites, avec de gros volumes à traiter chaque mois. À titre d'exemple, une entreprise du secteur du transport, présente dans 12 pays, traite 105 000 factures fournisseurs et 35 000 factures clients par an, ce qui représente un enjeu considérable.
Une gestion décentralisée implique des coûts élevés, qui peuvent être notamment dus, sans s’y limiter, au transfert des factures papier via des navettes internes pour les faire parvenir sur le bon site et au bon service. Par ailleurs, l’entreprise n’est pas en mesure de proposer à ses fournisseurs et/ou clients d’autres services associés comme l’archivage à valeur probante, l’échange automatisé de documents par voie sécurisée ou encore le suivi du statut des factures à chaque étape.
Automatisation des contrôles et rejets de factures
Il est vrai que le traitement des factures peut donner du fil à retordre, car une seule erreur de saisie peut avoir de lourdes répercussions sur la commande en cours, pouvant aller jusqu’à causer la rupture de la chaîne et entraîner des coûts importants. Il y aurait environ 1,2 erreur pour 100 lignes d’articles commandés en moyenne dans l’industrie agroalimentaire, selon CC4F News.
L’automatisation des contrôles permet d’identifier les erreurs pouvant être présentes : informations réglementaires erronées, décalage entre les montants dus et ceux facturés, code site non renseigné... On note que les écarts constatés entre les montants dus et ceux facturés s’élèvent généralement entre 2 et 5% [2], ce qui est non négligeable.
Ainsi, après contrôle, si des erreurs sont reconnues, la facture peut être rejetée et le fournisseur sera ainsi notifié. Il viendra par la suite analyser les motifs de rejets indiqués et apporter les corrections nécessaires. Cette automatisation de contrôle permet d’être plus efficace dans le processus de commande et également de mieux gérer les litiges.
Quels sont les bénéfices de la digitalisation pour les clients et les fournisseurs ?
La suppression du papier entraine logiquement un gain de temps de travail pour les collaborateurs de l’entreprise. Ils délaissent les tâches chronophages liées à la gestion du papier, et se concentrent sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Gage d’efficacité donc, la digitalisation permet d’accroître la productivité, d’une part en interne, mais aussi entre les clients et les fournisseurs. En effet,
l’automatisation des processus permet de limiter les risques liés aux erreurs de saisie, et de bénéficier d’une meilleure sécurité pour une satisfaction et une
expérience client optimale.
Elle va avoir directement un impact sur les délais de paiement. Lourds de conséquences, les retards de paiement, en plus du non-respect de la loi, entraînent des frais de relance et de recouvrement ainsi qu’une nuisance de la relation client / fournisseur.
Par ailleurs, la digitalisation permet de s’affranchir de tous risques et contraintes liées au papier. Elle assure le bon acheminement des documents au bon interlocuteur, et son traitement, fiabilise la traçabilité des échanges et assure la continuité d’activité des équipes comptables. Les délais de paiement sont écourtés et la trésorerie est maitrisée.
La réussite d’un projet de digitalisation repose sur les fonctionnalités métiers que propose la solution. L’intégration automatique dans les logiciels métiers ou ERP engendre une circulation des documents instantanée, les échanges entre les différentes parties prenantes au processus sont fluidifiés, et les validations accélérées. Le rapprochement automatique des factures reçues aux commandes et bons de réception, garantit que toute facture fournisseur validée peut être payée. Ainsi, vous concentrez vos ressources humaines sur la gestion des écarts, vous anticipez les litiges, vous améliorez la communication entre vos équipes, et vous respectez les délais de paiement dictés par la loi LME. L’automatisation du traitement et des fonctionnalités, comme la détection de doublons de factures, permet à l’entreprise d’identifier plus rapidement les erreurs, ce qui simplifie la résolution des litiges et favorise la relation fournisseur, tout en accélérant ses délais de paiement.
Ainsi, la dématérialisation sécurise la transmission et permet donc d’anticiper d’éventuels retards de paiement, et d’améliorer la gestion du poste client. Dès lors qu’une entreprise respecte ses délais de paiement fournisseurs, elle participe au maintien de la confiance interentreprises. Une démarche qui illustre également son engagement à veiller à l’équilibre de tout son écosystème
fournisseurs.
Savoir s’adapter et choisir les bons outils numériques est alors essentiel pour l’avenir des entreprises, qui veulent rester en compétitives, protéger leur trésorerie et faciliter le travail collaboratif. La transformation digitale de la fonction finance est un vecteur de performance pour l’entreprise.
Quels sont les avantages spécifiques au secteur du transport ?
Dans le secteur du transport, les enjeux portent à la fois sur la dématérialisation des flux entrants et des flux sortants. Il est de ce fait primordial de s’équiper d’une solution de bout-en-bout unique, simple d’utilisation, qui permet de gérer à la fois la facturation client et la facturation fournisseur, tout en offrant la possibilité d’activer les modules séparément selon les besoins des entreprises. Il est important de prendre en compte les besoins spécifiques des transporteurs, comme le module de gestion des factures avec archivage à valeur probante, la signature des documents, ou encore la mise à disposition gratuite du portail pour leurs partenaires (clients et/ou fournisseurs).
Les avantages liés à la digitalisation du secteur du transport de marchandises sont indéniables : augmentation de la performance, amélioration des conditions de travail, réduction des coûts et gain de temps, autant de bénéfices qui incitent les entreprises du transport routier à passer le cap !
