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1/ Je scanne une facture papier pour l’envoyer électroniquement à mon client. 
Cette facture est-elle une facture électronique ?

FAUX

Une facture doit être générée à l’origine au format électronique pour être qualifiée de facture électronique.   Pour qu’une facture soit électronique, l’intégralité du processus de facturation doit être électronique.
  • Ainsi lorsqu’une facture est initialement établit sur support papier, puis ensuite numérisée, envoyée et reçue par courrier électronique, elle ne constitue pas une facture électronique mais une facture papier.
  • De même, une facture créée sous forme électronique qui est ensuite transmise et reçue au format papier ne constitue pas une facture électronique.
Ainsi selon la règlementation fiscale, une facture électronique est une facture ou un flux de factures, créee, transmise, reçue et archivée sous format électronique.

Face à un l’enjeu crucial des entreprises dans la gestion de l’hétérogénéité des partenaires, le prestataire de dématérialisation doit être en mesure de proposer des réponses techniques adaptées à tout type de flux (structuré, mixte, numérisé, papier). 
En plus de proposer une solution de dématérialisation clé en main, Cegedim e-business avec son offre de service SY, accompagne les clients vers un taux 100% de factures électronique à court/moyen terme. 

2/ Comment cette facture scannée permet-elle de dématérialiser fiscalement ?

FAUX 

La dématérialisation fiscale est un aspect critique pour les entreprises. Les entreprises ont la flexibilité de privilégier le ou les mode(s) de dématérialisation adapté(s) pour chaque partenaire toujours dans le cadre règlementaire régissant les modes de dématérialisation fiscale.

Pour qu’une facture soit dématérialisée fiscalement, et constitue un original fiscal opposable à l’administration fiscale en cas de contrôle, les assujettis ont le choix entre 3 modes d’échange de factures permettant de garantir l’authenticité de l’origine des factures, l’intégralité de leur contenu et leur lisibilité depuis leur transmission jusqu’à la fin de la période légale de conservation :
1. Le mode EDI 
2. Le mode PDF signé
3. Le mode PAF
Ce dernier mode implique la mise en place de contrôles documentés et permanents permettant d’établir une piste d’audit fiable (PAF) entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou les prestations de services rendues.
Contrôles consistant à rapprocher la facture d’autres documents : commande, bon de livraison, avis de paiement, contrat, …
Les contrôles doivent permettre d’établir un lien entre une facture, justificatif comptable et fiscal, et la réalité de l’opération facturée.
Tous les documents constituant la PAF doivent être archivés (facture, commande, bon de livraison, …) dans leur forme et contenu originel ou sous forme numérisée sous réserve d’une reproduction à l’identique.

Votre partenaire de dématérialisation doit vous offrir la flexibilité de privilégier le ou les mode(s) de dématérialisation adapté(s) pour chaque partenaire toujours dans le cadre règlementaire régissant les modes de dématérialisation fiscale.

Pour l’EDI et le PDF, c’est transparent pour vos organisations, le prestataire se charge d’assurer ces modes de dématérialisation pour vous. 
En ce qui concerne la piste d’audit, vos outils doivent vous permettre d’établir ce lien entre les flux liés à la facture et la facture elle-même. A titre d’exemple, SY est une plateforme qui assure la dématérialisation de l’ensemble des flux de la chaîne Contract To Pay (vision 360° des chaînes O2C et P2P) du contrat, en passant par la commande, le bon de livraison, la facture, le statut de paiement…
L'adoption d'une solution d'e-procurement optimise le circuit d'achat de l'entreprise à tous les niveaux : les demandes d'achats sont mieux qualifiées, les commandes reçues par les fournisseurs sont plus précises, elles sont donc honorées plus rapidement et donnent lieu à moins d'échanges. Ce type de solution e-procurement contribue à fiabiliser votre piste d’audit.  

3/ J’échange un fichier structuré avec mon client. 
Cela répond-il au mode de dématérialisation fiscale en EDI ?

FAUX

Le fichier structuré qui peut être dans un format de type UBL, XML ou EDIFACT doit être également accompagné d’un lisible de la facture (= représentation graphique de la facture) à des fins de lisibilité et de restitution en langage clair en cas de contrôle de l’administration fiscale.
A ce lisible, s’ajoutent les listes récapitulatives en émission/réception et le fichier des partenaires.
En cas de non génération de ces listes récapitulatives et/ou fichier des partenaires, le flux de facture en mode structuré tombe dans le régime du mode de dématérialisation en Piste d’Audit Fiable.

En pratique, les clients mettant en place des EDI cherchent à procéder à l’intégration automatisée de leurs flux au sein de leur SI et ainsi effectuer le minimum d’actions « manuelles ». 
SY met en place des connecteurs pour centraliser les flux EDI (ou autres) des entreprises (entrants et/ou sortants) et garantit l’envoi à leurs partenaires à travers des protocoles de transmission sécurisés. Grâce à son réseau de plus de 2 000 000 d’entreprises connectées dans le monde, SY assure la transmission des flux à la quasi-totalité des acteurs du marché en EDI (en France et à l’international).

4/ Puis-je utiliser n’importe quel type de signature électronique 
pour signer ma facture au format PDF ? 

FAUX

Il est nécessaire d’utiliser une signature électronique dite « qualifiée » ou signature électronique admise par l’Administration Fiscale comme équivalente à une signature « qualifiée » à savoir de type RGS 2 ou 3 étoiles = sorte de cachet serveur (= signataire personne morale).
En cas de non utilisation d’une signature au niveau requis (signature RGS de type une étoile) par la règlementation fiscale, la facture signée tombera dans le régime du mode de dématérialisation dite Piste d’Audit Fiable.

Avec le portail SY, le client donneur d’ordre offre à ses partenaires l’archivage des PDF signés sur la plateforme pendant la période légale. Le fournisseur et/ou client n’a donc pas à gérer le traitement de cet aspect bien souvent chronophage et coûteux. 
SY by Cegedim c’est aussi un service de signature électronique qui propose un processus de cérémonie de validation des documents selon des workflows définis (signature des contrats RH, NDA, recommandé électronique…).

5/ Les contrôles documentés et permanents peuvent-ils être mis en place
après le processus de facturation ?

FAUX

Les contrôles documentés et permanents doivent être mis en place dès lors qu’un processus de facturation existe (facture papier ou facture électronique non dématérialisée en mode EDI ou mode signé), et être mis à jour à chaque changement dans l’organisation des contrôles.

Ainsi le point de départ de la PAF doit correspondre au point de départ du processus de facturation ce qui suppose que la documentation décrivant les contrôles doit être élaborée au moment de la mise en place de la Piste d’Audit par l’entreprise et doit retracer toutes les étapes du processus de facturation.

Doté de la fonctionnalité du rapprochement 3 voies automatique entre la facture électronique,  le bon de commande et le bon de réception, SY assure la fiabilité de la PAF dès sa définition. En effet, chaque étape de validation, et circuits d'approbation pour la demande d'achat comme pour la mise en paiement de la facture sont rigoureusement respectés. 

Les factures sont ainsi comptabilisées plus rapidement pour un traitement optimal et fiable. Les litiges résiduels sont traités directement au travers du module de messagerie collaborative du portail SY, qui permet aux clients de communiquer directement autour d’un document et de partager différentes pièces additionnelles si besoin pour accélérer la résolution des litiges. Pour la PAF, il n'est donc plus nécessaire d'imprimer, de classer ni d’archiver les documents, tout est centralisé sur le portail SY. 

6/ Je transmets une facture à la sphère publique via Chorus-Pro. 
Suis-je concerné(e) par la réforme applicable en 2023 ?

FAUX 

La réforme de la facturation électronique qui entrera en vigueur en 2023 avec une généralisation progressive à l’horizon de 2025 concerne les flux de la sphère privée (flux B2B domestiques et transfrontaliers et flux B2C).

La majorité des entreprises adressant des flux à la sphère publique via Chorus Pro adresse également des flux en B2B en France et/ou à l’étranger et parfois même des factures en B2C. Là encore, la flexibilité de SY by Cegedim permet d’adresser les différentes sphères privées et /ou publiques.

7/ Je suis une entreprise française, j’émets une facture vers un client hors de France. Suis-je concerné(e) par la réforme ?

VRAI

Les flux non domestiques (dit transfrontaliers) : fournisseur français vers clients UE ou non UE sont concernés par la réforme de la facture électronique en France applicable dès 2023.
Les émetteurs de factures français assujettis à la TVA à destination de clients hors de France doivent générer un e-reporting à des fins de transmission à l’administration fiscale. 

La dématérialisation des flux internationaux est sans contexte un enjeu de taille. Il convient donc en plus du e-reporting pour les factures B2B non domestiques, d’accompagner les entreprises dans leur transformation digitale et dans le déploiement de leurs partenaires à l’international. Avec une compliance map de 64 pays, sur lesquels Cegedim e-business garantit la compliance des processus de dématérialisation, elle détient l’un des plus gros réseau mondial d’échanges de flux avec plus de 2 000 000 d’entreprises connectées, et 900 000 000 de flux traités par an.

8/ J’envoie par mail une facture au format PDF signé électroniquement directement à mon client sans passer par une plateforme. Suis-je conforme à la réforme ?

FAUX

Dans le cadre de la réforme, la transmission des flux facture implique plusieurs acteurs. Des plateformes privées certifiées qui devront extraire des factures les données attendues par l’administration fiscale. Les fournisseurs non adhérents à des plateformes certifiées devront transmettre directement leurs factures à la plateforme publique qui se chargera de l’extraction des données attendues.

Compte tenu des différents enjeux et du nombre d’informations à prendre en compte, il est recommandé de faire appel à un expert en dématérialisation, notamment pour la phase d’analyse et de définition de stratégie. Cegedim e-business propose un accompagnement sur mesure pour anticiper efficacement la réforme et s’assurer de la compliance des processus de dématérialisation aux échéances. 

9/ J’utilise un PDF natif (signé ou non) pour dématérialiser mes factures.  Est-ce que je respecte la dématérialisation fiscale dans le cadre de la réforme applicable dès 2023 ?

VRAI - FAUX

En début de réforme, le PDF simple (= PDF natif) sera maintenu sous réserve de pouvoir extraire toutes les données attendues par l'administration fiscale. Pour ce faire, elles devront être traitées dans une chaîne OCR. À terme, seuls les formats structurés ou mixtes (image + fichier de données structuré) seront admis, formats répondant à la norme européenne (UBL CII) ou au format mixte de type FacturX.
SY est une plateforme multistandard permettant le transfert et la réception de différentes typologies de flux. Cegedim e-business sera bien évidemment au rendez-vous pour accompagner les clients lors de cette transition en proposant des solutions adaptées et conformes pour générer les formats attendus par l’administration fiscale. 

10/ Je m’équipe aujourd’hui avec la solution SY by Cegedim. Serai-je conforme demain ?

VRAI

Le pôle compliance expert de SY by Cegedim permet une mise en conformité continue de la solution, qui suit la constante évolution du cadre réglementaire et législatif relatif à la dématérialisation. Acteur et partie prenante des groupes de travail organisés par la DGFIP, et par le Forum National de la Facture Électronique, SY by Cegedim est mobilisé et travaille sur la réforme applicable dès 2023 pour accompagner le plus simplement et sereinement possible toutes entreprises vers cette transformation digitale, avec une solution multisectorielle, pensé et adaptée quelle que soit la taille de l’entreprise.
La compliance des solutions SY by Cegedim permet d’inscrire ses missions dans une optique d’évolution continue pour accompagner les entre¬prises à innover et à mobiliser de nouveaux leviers d’optimisation

11/ Puis-je attendre le 1er janvier 2023
pour m’équiper d’une solution de dématérialisation ?

VRAI - FAUX

Il est juridiquement possible d’attendre le 1er janvier 2023, mais il est impératif de prendre en compte le temps de mise en place du projet, de prise en main de la solution, des changements organisationnels à mettre en place au sein de vos structures, de prévoir les budgets associés.
La facture est un document critique pour les entreprises, et cette réforme implique la refonte de processus et l’implication de plusieurs services. Un retard dans la capacité à recevoir les factures au 1er janvier 2023 conduirait à des sanctions prévues par l’État.
Pour ne pas subir cette transition, il convient d’anticiper l’échéance et d’aligner les différents départements de l’entreprise afin de solliciter dès à présent l’ensemble des acteurs impliqués, et d’envisager sereinement cette transformation digitale pour l’entreprise et ses collaborateurs.  
Par ailleurs, le contexte économique et le contexte sanitaire qui bouscule les organisations au travail, prouvent encore qu’il est temps de passer à la dématérialisation. Convertissez cette Réforme en une opportunité pour vos organisations et n’attendez plus ! 

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Carine Alloul, Compliance Manager SY by Cegedim
Fedoua Aberkane, Key Account Manager SY by Cegedim