Le recours à la facturation électronique au format PDF est possible selon deux modalités : en signant électroniquement ou non un PDF.
Ainsi, depuis la Directive Européenne du 13 juillet 2010 (2010/45/CE) et sa transposition en France en 2013, en plus de l'EDI, le mode signé ou non signé (PDF simple) se côtoient désormais et on peut se poser la question de savoir lequel des deux est à privilégier par les émetteurs de factures.
En première approche, il peut paraître plus simple de transmettre à ses clients des factures au format PDF simple. Cependant, le recours au PDF simple implique la mise en place de contrôles documentés et permanents, permettant l'établissement d'une piste dite "d'audit fiable" entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou les prestations de services rendues.
La mise en place de cette Piste d'Audit Fiable (PAF) implique quatres contraintes :
La Piste d'Audit doit permettre de reconstituer dans l'ordre chronologique l'ensemble du processus de facturation depuis son origine jusqu'au document facture.
Ainsi, pour chaque facture, il est nécessaire de la relier aux documents et événements liés au processus de facturation.
exemples : rapprochement de la facture avec la commande, le bon de livraison, l'avis de paiement, ...
- Le processus de facturation, ainsi que tous les contrôles mis en oeuvre, doivent être documentés et la documentation (celle-ci) doit être régulièrements mise à jour et tenue à la disposition de l'Administration fiscale en cas de contrôle.
- Les contrôles doivent être testés régulièrement et les résultats des tests conservés.
- Les documents afférents au processus de facturation (commande, bons de livraison, ...) doivent être également archivés pendant la durée légale de stockage des factures.
La plupart des entreprises disposent de contrôles internes documentés intrinsèques à leurs systèmes d'information, ainsi l'effort à réaliser pour répondre aux contraintes susvisées ne semble donc pas insurmontable. Cependant, en pratique, les contrôles fiscaux ont montré une faiblesse dans la Piste d'Audit Fiable, avec une documentation des contrôles permanents souvent absente ou obsolète, même pour de grandes entreprises ayant mis en place ce dispositif. Ces contrôles ont pu aboutir à la contestation de la réalité des factures émises (et reçues), et les conséquences peuvent être alors significatives : la déductibilité de la TVA peut être remise en question et les pénalités associées et complémentaires peuvent être réclamées.
Quant à l'envoi de factures au format PDF signé, cela implique que la signature utilisée repose sur un certificat électronique qualifié ou une signature électronique équivalente à une signature "qualifiée", à savoir, conforme ou référentiel général de sécurité (RGS) de niveau 2 étoiles au minimum. Pour se faire, les entreprises doivent donc mettre en œuvre un dispositif adapté ou faire appel à un prestataire spécialisé qui propose ce type de service. Faire le choix de ce mode de facturation, même s'il constitue un coût supplémentaire, permet néanmoins de s'exonérer de la mise en place de la Piste d'Audit Fiable, ce qui est non négligeable au vu des contraintes liées à celle-ci.
Par ailleurs, le mode signé garanti la conformité de vos factures dans la mesure où la signature et le certificat associé répondent aux exigences de la réglementation. Ce qui n'est pas le cas pour le PDF simple, car la conformité ne sera vérifiée qu'à postériori lors du contrôle fiscal et laissée à l'appréciation du contrôleur des impôts.
En conséquence, notre recommandation est que les entreprises s'inscrivent en France dans le schéma du mode PDF signé. En effet, le coût supplémentaire induit reste minime par rapport aux risques fiscaux que les entreprises courent en pensant simplifier leurs processus par l'envoi de factures en PDF simples.
Alors n'hésitez plus, signez vos factures !
Manuel AUGUSTE-DORMEUIL
Responsable Avant - Vente
