Rappel : La dématérialisation c'est quoi ?
C'est un processus complet de digitalisation qui permet de générer un document directement au format numérique, à partir d'un système d'information. La dématérialisation va donc entraîner une transformation de la collecte, de la restitution, et de la transmission de l'information du document par rapport au flux papier, et conduire à une réflexion de digitalisation autour des processus de l'entreprise.
Une facture électronique c'est quoi ?
Une facture électronique est une facture ou un flux de facture créé, transmis, reçu et archivé sous forme électronique. Tout comme la facture papier classique, elle doit contenir toutes les mentions obligatoires requises.
Alors comment vous lancer dans un projet de transformation digitale de votre processus facturation ?
3 phases de réflexion sont majeures pour choisir votre solution de dématérialisation :
1/ J'identifie mes besoins
La digitalisation est un outil de compétitivité indispensable. Les entreprises veulent toutes des processus simples et rapides, et bénéficier de visibilité, pour anticiper et être le plus agiles possible.
Mais chaque entreprise est différente : sa taille, son secteur d'activité, ses obligations comptables, sa stratégie client/fournisseur, sa capacité d'affiliation, mais aussi son périmètre national ou international. Il convient donc de choisir une solution qui répond aux besoins spécifiques de l'entreprise et de ses processus.
Pour bien initier un projet, il faut avant tout définir un périmètre. Et pour ça il faut bien se connaître et se poser les bonnes questions. Voici quelques exemples de questions que les entreprises doivent se poser lorsqu'elles sont en recherche d'une solution :
- Quels sont les besoins de l'entreprise ?
- Quel sera le budget alloué à la dématérialisation du processus ?
- Il y a t-il un cadre juridique spécifique à respecter ?
- Dois-je me faire accompagner par un expert ?
- Existe-t-il des outils en interne pour mettre en place la solution et assurer la maintenance (DSI) ?
Les priorités doivent être définies à partir de ce qui est déjà en place dans l'entreprise. Il faut examiner en détail le processus de traitement pour identifier chacune des tâches réalisées, et lister les points d'optimisation. Réduire les erreurs de saisie ? Diminuer les litiges ? Gagner en productivité ? Faire des économies ? Accélérez les délais de traitement ? …
Par ailleurs parlez-en avec vos collaborateurs directement impliqués dans les processus que vous souhaitez digitaliser. Leur connaissance métier et la compréhension de l'organisation autour du processus sont indispensables pour choisir une solution qui saura s'adapter aux besoins, être source de productivité pour l'entreprise, et de satisfaction et valorisation pour les équipes concernées.
La dématérialisation d'un processus métier nécessite de le repenser dans sa globalité, mais aussi par brique. Aidez-vous en interne :
- Quelles sont les tâches réalisées ?
- Quel est le circuit de validation ?
- Quelles sont les personnes/équipes impliquées ?
- Quels documents cela concerne-t-il ?
- Quelles sont les connexions avec les systèmes d'information en place ?
- Quels sont les points faibles du dispositif actuel ?
- Quels sont les enjeux et les objectifs des équipes concernées ? Et de l'entreprise ?
- Quels vont être les impacts ?
Le recours à un prestataire de service expert est recommandé pour piloter votre projet dans le respect de votre planning et de votre budget, tout en intégrant vos spécificités afin de concevoir une solution personnalisée et adaptée.
La gestion de ce projet doit se faire par étape, n'en brulez pas ! Rédaction d'un cahier des charges, benchmark du marché, lancement d'un appel d'offres auprès de prestataires compétents, … Faites-vous accompagner.
2/ Je choisis une solution conforme et sécurisée
Choisir une solution conforme est primordiale ! Il faut aussi que celle-ci évolue en continue selon les réglementations actuelles et à venir.
Les lois de Finances 2020 et 2021 ont lancé le compte à rebours, il est indispensable de se mettre en conformité dès à présent dans la dématérialisation se ses factures. Mais pourquoi anticiper le début de la réforme, si celle-ci ne concernent les entreprises qu'à partir de 1er juillet 2024 ? 3 aspects sont à prendre en compte, pour se mettre en ordre de marche dès à présent:
1. L'aspect marché : vous risquez de vous confronter à :
- Une sollicitation forte du marché auprès d'un nombre limité de Plateformes de Dématérialisation Partenaires
- Un risque de retard fort en cas de manque d'anticipation
- Une demande importante avec une offre plus faible, et donc une envolée des prix.
2. L'aspect digitalisation : pourquoi attendre et ne pas profiter dès à présent de :
- Une gestion optimisée du cycle Contract to Pay
- Des gains liés à la productivité comptable
- Une amélioration de la relation avec vos partenaires fournisseurs et clients.
3. L'aspect ROI : votre solution peut vous garantir :
- Un engagement de résultat par le plan de transformation digitale proposé
- Des économies sur les coûts d'extractions des lignes pour rapprochement des factures fournisseurs avec les commandes et réceptions
- Des économies sur l'affranchissement des factures clients
Alors pourquoi attendre ?
Votre solution de facturation électronique vous permettra aussi de :
- Recevoir et traiter des factures électroniques dans un format structuré ;
- Contrôler la cohérence des données à l'entrée des factures sur la plateforme ;
- Garantir l'authenticité de l'émetteur, l'intégrité et la lisibilité des données pour assurer la valeur légale des factures.
Enfin, prêtez attention à ce que votre future solution de dématérialisation des factures garantisse l'archivage légal de vos factures électroniques. Ce dispositif est en effet primordial dans la mesure où c'est lui qui garantit l'authenticité d'un document afin que celui-ci puisse avoir le statut de preuve en cas de nécessité juridique.
Le pôle compliance SY by Cegedim assure une mise en conformité continue de la solution.
Acteur et partie prenante des groupes de travail organisés par la DGFIP, et par le Forum National de la Facture Électronique, SY by Cegedim est mobilisé et travaille sur cette réforme applicable dès 2024 pour accompagner le plus simplement et sereinement possible toutes entreprises vers cette transformation digitale.
La compliance des solutions SY by Cegedim permet d'inscrire ses missions dans une optique d'évolution continue pour accompagner les entreprises à innover et à mobiliser de nouveaux leviers d'optimisation.
3/ Je choisis une solution complète et évolutive
Et si vous profitiez de l'obligation de réglementaire pour engager une réflexion autour de vos processus financiers ?
Si la mise en conformité peut apparaitre comme une contrainte, elle implique surtout une mise en ordre de marche dans la dématérialisation des factures et plus largement dans la digitalisation des processus.
Prenez un pas d'avance dans la transformation digitale de votre entreprise, et optez pour une solution complète, proposant la digitalisation de tous vos processus de la signature du contrat au paiement de la facture. Une solution de bout-en-bout et modulaire, vous permettra d'activer la digitalisation de vos processus par module ou, dans la globalité.
Côté utilisateur, misez sur une solution scalable, friendly et sûre !
Vérifiez que la solution est bien collaborative via messagerie pour gérer vos litiges avec vos partenaires, en mode Saas accessible 24h/24 et 7j/7, et vous permette d'accéder à un portail intuitif (sans formation requise). S'il est unique que vous soyez clients ou fournisseurs, et gratuit pour les partenaires, c'est un énorme avantage ! Grâce à lui vous aurez accès aux indicateurs les plus pertinents pour piloter l'activité de gestion de vos factures.
