5 arguments pour optimiser votre processus de facturation et réduire vos délais de paiement

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La lutte contre les retards de paiement est un enjeu majeur pour l’état et la DGCCRF.

Une entreprise doit maitriser la législation qui la concerne en termes de délais de paiement de ses factures, et mettre en œuvre tous les outils et processus qui lui permettent de la respecter.

Le Saviez-vous ?


Les délais de paiement des factures sont plafonnés par la loi de Modernisation de l’économie dite loi « LME ».

Sans accord entre les deux parties, le délai de paiement est fixé à 30 jours à compter de la date de réception des marchandises ou d’exécution de la prestation.

Néanmoins, avec accord et négociation, plusieurs options s’offrent aux différentes parties :

       ·  Le délai de paiement peut aller jusqu’à 60 jours à compter de la date d’émission de la facture ; 

       ·  Par dérogation, et accord entre les deux parties, le paiement peut intervenir en suivant la méthode 45 jours fin de mois, deux options quant au mode de calcul :

       ·  Au plus tard à la fin du mois durant lequel le délai de 45 jours est expiré, à compter de la date d'émission de la facture.

       ·  45 jours après la fin du mois durant lequel la facture a été émise

Les décisions de sanctions administratives, suite aux retards de paiement, sont systématiquement publiées et visibles par tous. Les articles L.441-6 VI et L. 443-1 du Code de Commerce prévoient une amende administrative pouvant aller jusqu’à 2 000 000 euros, montant doublé si réitération dans un délai de deux ans.

 

Alors, comment la dématérialisation de vos factures vous permet-elle de respecter les délais de paiement ?  

La dématérialisation des factures permet l’automatisation des processus de facturation et l’intégration dans les logiciels comptables ou ERP. La circulation des documents est alors instantanée, les échanges entre les différentes parties prenantes du processus sont fluidifiés, et la validation des factures est accélérée.


1)    Accélération du processus via la facture électronique

La crise du Covid-19 a fortement accéléré les retards de paiement et le non-respect de la loi. L’utilisation du format papier en est la cause première : perte de documents, ralentissement de la distribution du courrier et manque de fluidité dans la circulation des informations du fait de l’éloignement des collaborateurs, et de l’inaccessibilité à leurs outils de travail.


La facture électronique permet de s’affranchir de tous ces risques et contraintes liées au papier. Elle facilite la réception des factures par le bon interlocuteur, permet de mieux piloter leur traitement, fiabilise la traçabilité des échanges et assure la continuité d’activité des équipes des services Comptabilité. Les délais de paiement sont écourtés et la trésorerie est maîtrisée.

Selon l'Observatoire des délais de paiement, « les entreprises avancent régulièrement l'argument de la réception tardive des factures pour justifier de retards ». D'après un rapport récent de la DGFiP, la réduction des délais de paiement est très souvent présentée comme le premier bénéfice de la dématérialisation des factures attendu par les entreprises.

L’envoi des factures se fait en temps réel, avec une option de paiement intégrée directement dans la solution, permettant au client de régler la facture immédiatement en quelques clics : les échanges entre les différentes parties prenantes sont fluidifiés et la validation des factures accélérée. De plus, la facture électronique garantit un meilleur suivi des échéances, et donc une réduction des délais de paiement.


2)    Un contrôle à la source de la conformité des factures fournisseurs


La loi se montre particulièrement stricte en matière de facturation. Les entreprises qui ne respectent pas ces obligations risquent d’importantes sanctions financières. 

Lorsqu’une facture est reçue et que des informations sont manquantes, le respect des délais de paiement est déjà compromis.

L’automatisation des processus de facturation permet un accompagnement des fournisseurs par la mise à disposition de processus de dépôt de facture adaptés, intégrant les contrôles de conformité métier. Ainsi, les factures fournisseurs sont contrôlées instantanément, permettant une réduction et un respect des délais de paiement. 

3)    Une fluidification des circuits de décision


La complexité et la durée des processus de validation des factures, qu’on retrouve souvent dans les grands groupes, et l’une des premières causes des retards de paiement. 

Dématérialiser ses factures, c’est fluidifier le processus de facturation en rapprochant la facture des données informatisées de commande et de réception associées, en minimisant le nombre de signataires et en intégrant des processus de validation automatique dans une optique de supprimer les tâches répétitives à faible valeur ajoutée.

La dématérialisation des factures permet également de gagner du temps grâce à l'accélération des prises de décision, en ne sollicitant que les acteurs pertinents et en leur présentant tous les éléments utiles à la décision.

4)    Un évitement des litiges


Plus de 70% des retards de paiement ont une cause liée à un litige comme la qualité des factures, des pièces justificatives manquantes, des marchandises non conformes, etc.

L’automatisation du traitement permet à l’entreprise de détecter plus rapidement les erreurs et d'assurer le contact avec les fournisseurs grâce à l’information en temps réel du traitement des factures. Au moindre problème, une notification est envoyée pour obtenir rapidement les documents complémentaires nécessaires, avec également l’option de solliciter un interlocuteur en cas de question.

Ainsi, la digitalisation des factures sécurise la transmission et permet donc d’anticiper les éventuels retards de paiement, et ainsi d’améliorer la gestion du poste client. En accélérant la résolution des litiges, elle favorise la relation fournisseur, tout en respectant les délais de paiement.


5)    Une fiabilisation de l’intégration des données dans l’ERP


« 1 facture sur 7 est rejetée par le système d’information du donneur d’ordre. L’impact sur son paiement est de 51 jours supplémentaire en moyenne. » 

 Selon une enquête de la Médiation des Entreprises publiée dans le rapport annuel 2018 de la DGCCRF.

La facture électronique est un réel atout afin d’optimiser l’enrichissement des données de facturation et d’adapter les flux de données aux contraintes des ERP, et ainsi accélérer le processus des délais de paiement.

Rappelons que les logiciels ERP sont aujourd’hui un atout considérable pour une entreprise, permettant de gagner en productivité, et de faciliter la mise en conformité pour l'obligation de facturation électronique dès 2024.

Dès lors qu’une entreprise respecte ses délais de paiement fournisseurs, elle participe au maintien de la confiance interentreprise. Une démarche qui illustre également son engagement à veiller à l’équilibre de tout son écosystème fournisseurs.

 




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